Comment partager des documents confidentiels d'entreprise ?

Publié le : 15/35/2019 | Écrit par : Timelyup

La digitalisation des entreprises a profondément fait évoluer les modes de collaboration entre collègues et avec les partenaires extérieurs. Ils ont contribué à banaliser la portée des échanges de documents facilitant le travail collaboratif et la simplification du partage des éléments en cours de réalisation. 

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Danger, vos données confidentielles risquent actuellement d’être compromises

Cette évolution du paradigme professionnel n’est toutefois pas sans risques. La banalisation de la mise à disposition des tiers de documents tend à mettre en péril la sécurisation de vos données sensibles. Ce risque de voir vos informations top secrètes compromises vient autant des pratiques de partage des documents confidentiels que des outils utilisés. 

En 2018, un rapport réalisé par l’OCI sur le travail collaboratif en France fait apparaître que les solutions techniques privilégiées par les salariés pour partager leurs dossiers sont souvent cruellement inadaptés. La grande majorité (66%) des salariés utilisent l’e-mail pour transmettre leurs rapports et fichiers sensibles. Pire, 34% des collaborateurs le font via les messageries instantanées. Seuls 20% utilisent des outils de gestion de projet alors que 17% n’ont recours à aucun outil. 

Entre les niveaux de sécurisation relatifs des e-mails ou des accès aux messageries instantanées, les clauses imposées par les géants du web dans leurs conditions générales d’utilisation et la portée des législations transnationales américaines, ces modes de partage de vos données les plus sensibles devraient vous faire frémir. Il existe pourtant sur le marché différentes solutions sécurisées qui font bénéficier des synergies et de la créativité apportées par le travail collaboratif. 

Des solutions pour un partage sécurisé de vos documents sensibles

Selon la nature de vos échanges de données sensibles, vous devez faire face à des challenges différents et opter pour des plateformes technologiques qui répondent plus spécifiquement à vos besoins et à vos enjeux sécuritaires. Tour d’horizon.

La dataroom, l’outil pour sécuriser la due diligence

Lors d’une fusion-acquisition ou d’une transmission d’entreprise, la mission d’audit d’acquisition amène de nombreux experts extérieurs à avoir accès aux informations sensibles de votre société. Les experts-comptables ou les commissaires aux comptes ainsi que leurs collaborateurs se penchent sur les données comptables, un avocat fiscaliste sur les risques fiscaux tandis que d’autres conseils vont passer au crible vos contrats d’assurance, vos baux commerciaux et autres documents légaux. 

Prévu pour gérer en toute sécurité ces flux d’informations vers des tiers extérieurs, les salles de données représentent la solution idoine pour offrir le meilleur niveau de confidentialité à ces données sensibles et stratégiques. 

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Solution de transferts sécurisés, l’alternative pour garder vos données sensibles confidentielles

Pour le partage ponctuel de vos documents confidentiels, oubliez les outils grands publics d’envois ou de transfert comme Dropbox, WeTransfer ou Google Drive. Il existe sur le marché des solutions de transfert sécurisés gratuits ou à prix modéré comme Blue Files ou  J-Doc. À utiliser pour les échanges internes et externes, ces services Saas simples et performants vous permettent de vous assurer du cryptage de vos données sensibles et de leur mise à disposition exclusive de destinataires validés. 

Extranet sécurisé sur le Cloud, la plateforme dédiée pour gérer vos partages et échanges de données

Certaines activités nécessitent une sécurisation systématique des échanges entre collaborateurs et avec leurs différentes parties prenantes. C’est le cas des industries sensibles mais également des professions du droit et du chiffre par exemple. L’adoption d’une plateforme extranet sécurisée sur le Cloud permet de garantir le plus haut degré de confidentialité à l’ensemble des échanges d’informations émises par l’organisation.

Topics: Fusac

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