Quels sont les délais de conservation des documents commerciaux ?

Publié le : 15/35/2019 | Écrit par : Timelyup

Les entreprises sont soumises à l’obligation légale de conserver les différents documents émis ou reçus dans l’exercice de leur activité pendant une période minimale. Cette durée de conservation varie selon la nature des archives, les délais de prescription, les périodes qui peuvent faire l’objet de contrôles par l’administration et les spécifications de près de 20 articles différents insérés dans les codes du commerce, de la consommation, du travail ou des assurances, du code civil, du livre des procédures fiscales ou du règlement européen. 

Ce contexte réglementaire complexe se répercute directement sur les délais de conservation des documents commerciaux. Avec des délais particuliers qui vont de 1 à 30 ans, il est bien difficile pour un dirigeant débordé de s’y retrouver dans la jungle de leurs obligations d’archivage. Il se doit toutefois de les respecter, faute de quoi il peut faire face à des sanctions fiscales ou pénales, particulièrement sévères. 

Zoom sur la durée minimale de conservation de vos archives commerciales

Délais de conservation des pièces comptables et fiscales

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L’ensemble des livres, registres et pièces comptables doivent être conservés 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. 

Bien que l’article Article L102 B du livre des procédures fiscales prévoit une période de conservation de ces documents de 6 ans, les agents du trésor public sont habilités à étudier une période de 10 ans lorsqu’ils constatent une fraude fiscale, une activité illicite ou une absence de déclaration. Cette clause particulière, concernant les activités occultes, a pour conséquence de porter à 10 ans la durée de conservation des archives à des fins probatoires. L’article L123-22 du code de commerce ancre ce délai dans la législation française. 

Durée d’archivage relatifs aux ressources humaines

La loi spécifie différentes durées d’archivage des pièces relatives à la paie, à la gestion du personnel et aux ressources humaines. Cette période de conservation légale varie de 1 à 5 ans selon le type de pièce. 

  • 1 an : dénombrement des heures effectuées par le personnel, des astreintes et de leur compensation.
  • 3 ans : comptabilisation des jours de travail des salariées et des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires.
  • 5 ans : bulletins de paie, registre du personnel, déclarations d’accidents du travail, documents de l’inspection du travail ainsi que toutes les pièces relatives aux contrats de travail, salaires, primes, …

Documents civils et commerciaux : des périodes de conservation inconstantes  

La versatilité des délais de conservation des documents civils et commerciaux s’explique en grande partie par le nombre de codes différents qui régissent les règles d’utilisation ou de prescription des pièces. 

Certains textes aident toutefois peu à la mise en place d’un cadre clair et prévisible. La durée de conservation des contrats ou conventions conclues dans le cadre d’une relation commerciale ou d’une correspondance commerciale est ainsi fixé à 5 ans (Article L110-4 du code de commerce). Elle est toutefois portée à 10 ans si le contrat a été conclu par voie électronique et porte sur une somme de 120 € ou plus. 

Voici les périodes d’archivage pour vos principales pièces civiles et commerciales :

  • 2 ans : garantie des biens et services, polices d’assurance (à compter de leur résiliation) ;
  • 3 ans : déclarations en douane ;
  • 5 ans : relevés bancaires, talons de chéquiers, bordereaux de transport de marchandise, dossiers d’avocat (à compter de la fin du mandat), documents relatifs à la propriété intellectuelle (à partir de la fin de protection), contrats et conventions ;
  • 10 ans : contrats supérieurs à 120 € conclus électroniquement ;
  • 30 ans : documents relatifs à l’achat ou la vente de biens immobiliers ou fonciers.

Documents sociaux de l’entreprise : attention à l’obligation de conservation après disparition de la personnalité morale

La conservation des documents sociaux de l’entreprise est un domaine généralement bien maîtrisé par les dirigeants de sociétés. En voici toutefois un rapide récapitulatif :

  • 3 ans : rapport des commissaires aux comptes et du gérant ou du conseil d’administration, feuilles de présence aux AG et pouvoirs ;
  • 5 ans : traité de fusion, statuts (à compter de la radiation), registres de titres, de mouvements de titres et des PV d’assemblées (à compter de leur fin d’utilisation) ;
  • 10 ans : bilans, comptes de résultat et annexes.

Comment assurer la conservation de vos documents commerciaux ?

Pour faire face efficacement à ces obligations légales complexes, il est souhaitable de pouvoir s’appuyer sur un service d’archivage fiable, sécurisé et intelligent comme une salle de données. Conçues pour classer efficacement avec le plus haut degré de confidentialité une masse importante de données, ces solutions offrent toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin pour protéger vos documents confidentiels. 

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Dataroom Timeref by Timelyup

Topics: gestion entreprise

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