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Qu’est ce qu’une Data Room ?

Longtemps cantonnée aux opérations de fusion-acquisition, la « data room » voit son usage se généraliser lors de l’évaluation d’enjeux complexes. Le renforcement des obligations de due diligence a contribué à l’émergence d’offres en ligne de data room électroniques, sécurisées et accessibles qui permettent de partager ses données sensibles dans des conditions optimales. 

Dans cet article, nous vous présentons le concept et les principes fondamentaux d’une data room et comment utiliser cette technologie pour sécuriser la communication de vos documents confidentiels dans le cadre de différents projets.

Le concept de la data room électronique

Une data room électronique est une plateforme en ligne sécurisée où sont centralisées l’ensemble des informations sensibles, critiques ou confidentielles relatives à une transaction comme une levée de fonds, une fusion-acquisition ou un audit annuel. Les documents de cette base de données sont partagés en toute sécurité avec des utilisateurs habilités à les consulter. 

Cette solution sécurisée permet d’organiser le processus de due diligence transactionnel en assurant la mise à disposition aux utilisateurs autorisés de l’ensemble des fichiers relatifs à l’opération, le contrôle de leur accès et leur utilisation collaborative tout en assurant le suivi à tout moment des actions entreprises par chaque compte certifié. 

Grâce à une data room virtuelle, vous êtes en mesure de garantir le respect de la réglementation relative à la confidentialité des données de votre entreprise, d’assurer une meilleure gestion de vos risques et de protéger votre propriété intellectuelle. 

Quelles sont les fonctionnalités fondamentales d’une data room ?

La différence première entre une data room et les solutions généralistes de partage des documents réside dans la sécurisation de vos données et la traçabilité de l’utilisation qui en a été faite par les utilisateurs autorisés à les consulter. Les fonctionnalités fondamentales d’une data room virtuelle prennent naturellement en compte ces spécificités pour répondre à vos besoins de confidentialité.  

Un niveau exceptionnel de protection des données confidentielles

Une bonne data room électronique est avant tout une solution qui vous offre un niveau exceptionnel de protection de vos données sensibles. Pour vous assurer du respect de la confidentialité de vos projets sensibles, il est primordial d’être intransigeant sur les standards de sécurité déployés pour sécuriser les données de la data room. 

Assurez-vous notamment de l’utilisation d’une technologie de cryptage avancée à l’aide de la Blockchain et des mesures prises pour sécuriser les serveurs qui hébergent les données. Il est en outre recommandé de s’assurer que ces serveurs ne sont pas localisés dans un pays qui pose d’importantes incertitudes géopolitiques ou des risques juridiques occasionnés par un droit transnational trop large. 

Un contrôle d’accès aux documents différencié

Pour éviter que vos données confidentielles ne tombent entre de mauvaises mains, une data room digitale offre à ses administrateurs un contrôle total sur les droits d’accès aux documents. Les gestionnaires de votre base de données peuvent ainsi créer des profils différenciés selon le niveau d’habilitation de chaque personne autorisée à la data room et suivre avec précision leurs actions, leurs connexions et les documents qu’elles ont consulté.   

Une gestion avancée de vos données

Votre data room ne doit pas uniquement faciliter le processus de due diligence en offrant un accès 7/24 pendant une période donnée à vos données. Cet outil doit également vous permettre de manipuler facilement et rapidement les documents afin de repérer aisément la dernière version d’un document, de trouver l’ensemble des fichiers qui traitent d’un sujet ou de faire des traductions automatiques de pièces rédigées dans une autre langue. 

Quels sont les avantages d’une data room ?

En offrant à vos partenaires une gestion centralisée de l’ensemble des documents relatifs à la transaction considérée, votre data room électronique leur offre les avantages d’un espace centralisé, sécurisé et transparent. Leurs équipes peuvent ainsi gagner du temps en appliquant un workflow structuré à la consultation de milliers de documents mis à leur disposition dans le cadre du processus de due diligence. 

Vos données sensibles sont protégées, optimisées et monitorées afin de supprimer tout risque d’utilisations non autorisées ou de fuites. 

Une salle de données électronique vous assure enfin du strict respect de la période d’accès à la salle d’informations mise à la disposition de vos acquéreurs, actionnaires ou conseils. 

Quels sont les domaines d’application d’une data room ?

Le temps de la seule data room m&a (fusions & acquisitions) est révolu. Les salles d’informations virtuelles se sont émancipées pour devenir des supports d’information dans de nombreux domaines d’application comme : 

  • Fusion-acquisition
  • Levée de fonds
  • Transaction immobilière
  • Audit annuel
  • Relations CSE
  • Conseil d’administration


L’utilisation de cette technologie tend également à se généraliser dans certains secteurs sensibles particulièrement touchés par les fuites de données comme la sous-traitance militaire, les entreprises technologiques, l’industrie pharmaceutique, les starts up et la biotechnologie. Pour ces sociétés, le recours à ce type de plate-forme sécurisée permet de contrôler l’utilisation et le partage des données sensibles entre les membres de leurs équipes.